Elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: klanten die niet betalen. Maar wat doet je als de klant niet betaalt? Bij veel bedrijven heet dit “debiteurenbeheer”. Klanten die van jou een verkoopfactuur hebben gehad zijn debiteuren in je boekhouding.

Niet betalende klanten zijn wel iets waar je als ondernemer tijd aan zult moeten besteden. Ook al besteed je het debiteurenbeheer uit, je moet bepalen welke klanten worden benaderd en wanneer, gebaseerd op de relatie met deze klant.

In GnuCash vind je het rapport met openstaande verkoopfacturen onder “Rapporten”, “MKB” en “Ouderdom debiteuren”. In dit rapport vind je ook de bedragen, zodat je gericht tijd in de belangrijkste vorderingen kunt steken. Check ook even je bankrekening; het zou natuurlijk kunnen dat de betaling net binnen is gekomen.

Omgaan met onbetaalde verkoopfacturen is voor veel ondernemers lastig en ongemakkelijk. Hier volgen tips hoe je met onbetaalde verkoopfacturen om kunt gaan:

Laat de klant weten dat de factuur nog niet is betaald
Vijf dagen nadat de factuur betaald had moeten zijn, kun je je klant benaderen. Je benadert de klant natuurlijk vriendelijk, omdat er van alles aan de hand kan zijn. Je zou een verkeerde verkoopfactuur gestuurd kunnen hebben, of de factuur is niet ontvangen. Dit kunt je per telefoon of e-mail doen. Doel van dit contact is er achter te komen:

• Of de verkoopfactuur is ontvangen? (Met GnuCash stuur je eenvoudig een kopie factuur.)

• Is de klant het eens met wat er in rekening is gebracht?

• Wanneer kan de klant de verkoopfactuur alsnog betalen?

Na dit contact weet je klant dat je de openstaande verkoopfactuur niet bent vergeten en dat je graag betaald wilt worden. De klant weet ook dat je professioneel en nauwkeurig met je administratie om gaat. Vaak zal dit al voldoende zijn om betaald te worden.

Wanneer je mailt, maar na vijf dagen nog geen reactie hebt gehad, dan zou je er voor kunnen kiezen om nog een e-mail te sturen ter herinnering. Ook kunt je bellen. Dit is natuurlijk altijd een vriendelijk en zakelijk contact waarin je meer informatie probeert te krijgen.

Stel een deadline
Heeft de klant een toezegging gedaan voor de betaling voor een bepaalde datum en is die afspraak niet nagekomen? Benader deze klant dan opnieuw. Doel van dit contact is om een deadline te geven voor wanneer er uiterlijk betaald moet worden. Stel een realistische deadline en vraag de klant of hij daaraan kan voldoen. Bevestig deze afspraak per e-mail.

Je blijft natuurlijk vriendelijk tegen je klant, want een goede klantrelatie blijft voorop staan. Natuurlijk hoort je wel betaald te krijgen voor de producten en/of diensten die je hebt geleverd en dat mag je ook laten merken.

Hulp inschakelen
Of je hulp inschakelt van bijvoorbeeld een incassobureau en wanneer je dat doet, zult je op basis van eigen ervaring en inschatting moeten bepalen. De klantrelatie en de gezondheid van je eigen bedrijf, zijn de twee belangrijkste overwegingen. Een incassobureau inschakelen kan gevolgen hebben voor de relatie met je klant. Voordat je de vordering aan een incassobureau uitbesteedt, kunt je je de volgende vragen stellen:

• Is er onenigheid over de factuur? Probeer dit eerst zelf op te lossen.

• Heb je een bewijs dat de klant je nog geld schuldig is? Het incassobureau staat sterker als afspraken zwart op wit staan.

• Verwacht je dat je uiteindelijk wel betaald krijgt? Komt je zelf niet in de problemen en is het een goede klant, dan hoeft late betaling geen probleem te zijn.

• Zet je de relatie met deze klant op het spel? Hoe groot is de kans dat je deze klant verliest en welke gevolgen heeft dat voor je bedrijf?

• Komt je zelf in de problemen? Zodra je zelf betalingsproblemen krijgt door openstaande verkoopfacturen moet je alles op alles zetten om dat te voorkomen.

• Heeft de klant geld? Als de klant betalingsproblemen heeft en bijvoorbeeld ook een achterstand op zijn hypotheek, banklening en belastingdienst, dan kan een incassobureau waarschijnlijk ook weinig meer voor je doen.

Als een ondernemer faillissement aanvraagt of in de schuldsanering komt, moet je er voor zorgen dat je jouw onbetaalde verkoopfactuur bij de curator of bewindvoerder indient.